Zahlungserinnerung – das Wichtigste in Kürze
Eine Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Hinweis an eine Kundin oder einen Kunden, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie hat für sich genommen keine eigene Rechtswirkung: Sie setzt keinen Verzug in Gang, begründet keinen Anspruch auf Zinsen und droht mit keinem weiteren Schritt – sie erinnert lediglich höflich an eine Zahlung, die vermutlich schlicht übersehen wurde.
Viele Unternehmen verschicken eine Zahlungserinnerung routinemäßig kurz nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels, oft schon wenige Tage danach. Der Grund ist meist banal: Rechnungen gehen im Posteingang unter, Überweisungen werden vergessen, oder ein Dauerauftrag wurde falsch eingerichtet. Ein kurzer, sachlicher Hinweis reicht in den allermeisten Fällen aus, um die Zahlung anzustoßen, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.
Rechtlich unterscheidet sich die Zahlungserinnerung deutlich von der Mahnung: Eine Mahnung ist die ernsthafte, eindeutige Aufforderung zur Zahlung, die den Schuldner in Verzug setzt oder einen bereits eingetretenen Verzug bestätigt – erst damit dürfen Verzugszinsen und weitere Kosten verlangt werden. Die Zahlungserinnerung bleibt bewusst unterhalb dieser Schwelle und verzichtet auf Fristsetzung mit Rechtsfolgenandrohung, auf Zinsforderungen und auf den Hinweis auf gerichtliche Schritte.
Formuliere die Erinnerung freundlich und ohne Vorwurf, zum Beispiel mit dem Hinweis, dass die Rechnung möglicherweise nur übersehen wurde. Nenne Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und das ursprüngliche Zahlungsziel, damit die Empfängerin oder der Empfänger den Vorgang sofort zuordnen kann, und schlage einen neuen, kurzfristigen Zahltermin vor.
Reagiert die Kundin oder der Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht, ist der nächste Schritt eine förmliche Mahnung mit gesetzter Frist, Verzugszinsen und dem Hinweis auf weitere Schritte. Unsere separate Vorlage für die Mahnung ist genau dafür gedacht.