Rechnung schreiben – das Wichtigste in Kürze
Eine Rechnung fordert eine Zahlung für eine Lieferung oder Leistung und ist zugleich der zentrale Beleg für die Buchhaltung beider Seiten. Damit der Kunde die Vorsteuer ziehen kann und die Rechnung vor dem Finanzamt Bestand hat, muss sie die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: (1) vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Leistungsempfänger, (2) die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, (3) das Ausstellungsdatum, (4) eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, (5) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Leistung, (6) der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Leistungsdatum), (7) das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt samt vereinbarter Minderungen sowie (8) der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis.
Bei der Regelbesteuerung weisen Sie die Umsatzsteuer offen aus: Der Regelsteuersatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG), der ermäßigte Satz 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG) gilt z. B. für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen oder den Personennahverkehr. Gerechnet wird immer vom Netto: Umsatzsteuer = Netto × Steuersatz, der Rechnungsbetrag (brutto) = Netto + USt. Unsere Vorlage summiert alle Positionen automatisch zur Netto-Zwischensumme; die USt schlagen Sie darauf auf und nennen den Bruttobetrag. Bei gemischten Rechnungen ist das Entgelt je Steuersatz getrennt auszuweisen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Seit dem 1.1.2025 sind ihre Umsätze eine echte Steuerbefreiung (kein bloßes „Nichterheben“ mehr); die Umsatzgrenzen wurden angehoben auf 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Auf der Rechnung ist zwingend ein Hinweis auf die Steuerbefreiung anzubringen – etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder umgangssprachlich „steuerfreier Kleinunternehmer“. Wer trotz Kleinunternehmerstatus USt ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG. Für Kleinunternehmer genügt zudem die vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV, bei der etwa die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum entfallen dürfen.
Auch als Privatperson dürfen Sie eine Privatrechnung schreiben, etwa beim Verkauf gebrauchter Gegenstände – Umsatzsteuer fällt hier mangels Unternehmereigenschaft nicht an. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben (Aussteller, Datum, Menge/Art, Bruttobetrag mit Steuersatz in einer Summe – ohne Empfängeranschrift und Rechnungsnummer). Ausgestellte und erhaltene Rechnungen müssen Sie 8 Jahre aufbewahren (§ 14b UStG; seit 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt).
Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD); die Pflicht zum Ausstellen wird gestaffelt eingeführt (ab 2027 für größere Umsätze, ab 2028 für alle). In der Übergangszeit sowie gegenüber Privatkunden (B2C) bleiben Papier- und PDF-Rechnungen zulässig. Diese Vorlage erstellen Sie bequem online und laden das Ergebnis als PDF oder Excel herunter – ideal, um eine saubere Rechnung ohne teure Software zu schreiben.