Mahnung schreiben – das Wichtigste in Kürze
Eine Mahnung ist die ernsthafte, unmissverständliche Aufforderung an eine Schuldnerin oder einen Schuldner, eine fällige Zahlung zu leisten. Anders als eine bloße Erinnerung setzt sie den Verzug in Gang oder bestätigt ihn, wenn er bereits eingetreten ist – erst ab diesem Zeitpunkt lassen sich Verzugszinsen und weitere Verzugsschäden geltend machen.
Rechtsgrundlage ist § 286 BGB: Verzug tritt grundsätzlich ein, wenn eine fällige Forderung besteht und der Schuldner trotz Mahnung nicht leistet (§ 286 Abs. 1 BGB; Voraussetzung ist zudem, dass er die Verspätung zu vertreten hat – das wird gesetzlich vermutet, § 286 Abs. 4 BGB). Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner zusätzlich spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB) – ganz ohne Mahnung. Gegenüber einer Verbraucherin oder einem Verbraucher gilt diese automatische 30-Tage-Regel jedoch nur, wenn genau auf diese Folge in der Rechnung gesondert hingewiesen wurde.
Ein verbreiteter Irrglaube ist, dass eine Mahnung genau dreimal erfolgen muss, bevor weitere Schritte möglich sind. Das ist falsch: Das Gesetz verlangt keine bestimmte Anzahl von Mahnungen. Rein rechtlich kann bereits eine einzige, wirksame Mahnung ausreichen, um Verzug auszulösen und danach das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Manche Unternehmen mahnen aus Kulanz mehrfach, verpflichtet sind sie dazu nicht.
Ab Verzugseintritt darfst du Verzugszinsen nach § 288 BGB verlangen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn die Schuldnerin oder der Schuldner Verbraucher ist (§ 288 Abs. 1 BGB), und neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Rechtsgeschäften zwischen Unternehmen (§ 288 Abs. 2 BGB). Zusätzlich steht Gläubigerinnen und Gläubigern im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB) – gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern ist diese Pauschale ausdrücklich nicht zulässig.
Setze in der Mahnung eine angemessene, klar benannte Zahlungsfrist – üblich sind etwa sieben bis vierzehn Tage. Bleibt die Zahlung auch danach aus, folgen als nächste Schritte das gerichtliche Mahnverfahren (Mahnbescheid) oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens.