Arbeitszeugnis Vorlage kostenlos erstellen – das Wichtigste in Kürze
Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Für die meisten Beschäftigungsverhältnisse folgt er aus § 109 GewO; für Dienstverhältnisse außerhalb des Anwendungsbereichs der Gewerbeordnung gilt inhaltlich derselbe Anspruch aus § 630 BGB. Man unterscheidet das einfache Zeugnis, das nur Art und Dauer der Tätigkeit nennt, vom qualifizierten Zeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet – Letzteres gibt es nur auf ausdrückliches Verlangen. Diese Vorlage erstellt aus Arbeitgebersicht ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis.
Formal muss das Zeugnis schriftlich auf Papier erteilt werden; § 109 Abs. 3 GewO schließt die elektronische Form ausdrücklich aus, ein PDF per E-Mail allein genügt also nicht. Unterschrieben wird es von einer Person, die ranghöher als die beurteilte Mitarbeiterin oder der beurteilte Mitarbeiter und zur Zeichnung befugt ist – üblich sind Geschäftsführung oder Personalleitung. Empfehlenswert ist der Ausdruck auf Firmenpapier mit Briefkopf; als Ausstellungsdatum trägt das Zeugnis in der Regel den letzten Arbeitstag, nicht das tatsächliche Schreibdatum.
Inhaltlich gilt der Grundsatz wahr und zugleich wohlwollend: Das Zeugnis muss der Wahrheit entsprechen, darf die berufliche Zukunft aber nicht unnötig erschweren. Weil offene Kritik damit kaum möglich ist, hat sich eine verschlüsselte Zeugnissprache etabliert. Ihr Kern ist die Zufriedenheitsformel, die die Gesamtleistung benotet: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für die Note sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ für gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ für befriedigend und „zu unserer Zufriedenheit“ für ausreichend. Geheime Codes, die dem Wortlaut einen anderen Sinn unterlegen, sind dagegen verboten (§ 109 Abs. 2 GewO).
Wie gut ein Zeugnis ausfallen muss, ist häufig strittig. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13) bildet die Note befriedigend den rechtlichen Ausgangspunkt der Beweislast: Wer ein besseres Zeugnis fordert, muss die überdurchschnittliche Leistung selbst belegen; wer eine schlechtere Note vergeben will, muss diese begründen. Der Zeugnisanspruch verjährt regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB) und sollte deshalb zeitnah nach dem Ausscheiden geltend gemacht werden.
Auch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses kann ein berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis bestehen – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Versetzung oder einer parallelen Bewerbung. Es entspricht in Aufbau und Sprache dem Schlusszeugnis, endet aber nicht mit einer Beendigungsformel, sondern hält den bisherigen Verlauf fest. Für ein Zeugnis nach einem Praktikum gilt eine andere Rechtsgrundlage (§ 16 BBiG statt § 109 GewO) – die passende Vorlage dafür ist das Praktikumszeugnis.