Stundenzettel – das Wichtigste in Kürze
Ein Stundenzettel dokumentiert, wann, wie lange und für wen gearbeitet wurde. Er ist damit nicht nur ein Hilfsmittel für die Lohnabrechnung, sondern seit einigen Jahren auch Teil einer gesetzlichen Pflicht, die viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch unterschätzen.
Ausgangspunkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO“, auch Stechuhr-Urteil genannt): Die EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland nicht erst durch ein neues Gesetz entsteht, sondern schon jetzt gilt – abgeleitet aus der bestehenden Arbeitgeberpflicht in § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, geeignete Maßnahmen zum Arbeitsschutz zu organisieren. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers, nicht nur die Überstunden.
Eine eigene, ältere Aufzeichnungspflicht kennt das Arbeitszeitgesetz schon länger: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, die über die werktägliche Normalarbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Diese Pflicht bestand also bereits vor dem BAG-Beschluss – sie deckte aber nur die Überstunden ab, nicht die gesamte Arbeitszeit.
Für Minijobber und für Beschäftigte in bestimmten, besonders kontrollierten Branchen gilt eine noch strengere Pflicht: § 17 MiLoG verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Betroffen sind Minijobs sowie die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereiche, etwa Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe oder die Fleischwirtschaft.
Die Form der Erfassung ist nach geltendem Recht frei: Handschrift auf Papier, eine Excel-Tabelle oder eine spezialisierte Software sind gleichermaßen zulässig, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Ein sauber geführter Stundenzettel erfüllt diese Anforderung.
Ein eigener Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes (Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, zuletzt im Sommer 2026 aktualisiert) sieht künftig eine grundsätzliche elektronische Aufzeichnungspflicht mit gestaffelten Übergangsfristen nach Betriebsgröße vor. Wichtig: Dieser Entwurf befindet sich weiterhin im Gesetzgebungsverfahren und ist noch nicht in Kraft – die genaue Ausgestaltung kann sich bis zur endgültigen Verabschiedung noch ändern.
Unabhängig von der Form begrenzt das Arbeitszeitgesetz die tatsächliche Arbeitszeit: § 3 ArbZG erlaubt werktäglich höchstens acht Stunden, ausnahmsweise bis zu zehn Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
Pausen sind ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben (§ 4 ArbZG): mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden – aufteilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten. Zusätzlich verlangt § 5 ArbZG nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden bis zum nächsten Arbeitsbeginn.
Diese Grenzen sind kein Formalismus: Wer sie regelmäßig überschreitet, riskiert nach § 22 Abs. 2 ArbZG ein Bußgeld – und im Streitfall zeigt gerade ein lückenloser Stundenzettel, ob die Grenzen eingehalten wurden oder nicht.
Bei Vertrauensarbeitszeit entfällt zwar die Kontrolle fester Arbeitszeiten durch Vorgesetzte, nicht aber die Aufzeichnungspflicht selbst: Auch hier muss irgendein System – etwa eine nachträgliche Selbsteintragung – Beginn, Ende und Dauer festhalten. EuGH und BAG haben ausdrücklich klargestellt, dass Vertrauensarbeitszeit von der Erfassungspflicht nicht befreit, sondern sie nur anders organisiert.
Auch das Homeoffice ändert an der Pflicht nichts: Ob im Büro, unterwegs oder am Küchentisch gearbeitet wird, ist für die Aufzeichnungspflicht unerheblich. Entscheidend ist allein, dass Beginn, Ende und Dauer verlässlich dokumentiert werden – ein Stundenzettel funktioniert dafür genauso wie im Betrieb.
Ein vollständiger, rechtssicherer Stundenzettel enthält mindestens: Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, das Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Pausendauer und die daraus berechnete Nettoarbeitszeit. Sinnvoll, aber nicht zwingend, sind zusätzlich Firma, Abteilung und die ausgeübte Tätigkeit.
Wer die Aufzeichnungen führt, ist rechtlich gesehen der Arbeitgeber – er kann diese Aufgabe aber organisatorisch an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer delegieren, etwa durch Selbsteintragung mit anschließender Kontrolle. Verantwortlich für die vollständige und richtige Erfassung bleibt am Ende der Arbeitgeber.
Ein durchgerechnetes Beispiel: Beginn 08:00 Uhr, Ende 17:30 Uhr, Pause 45 Minuten. Die Bruttoarbeitszeit beträgt 9 Stunden 30 Minuten; abzüglich der Pause ergibt sich eine Nettoarbeitszeit von 8 Stunden 45 Minuten. Weil die tägliche Arbeit hier neun Stunden überschreitet, sind mindestens 45 Minuten Pause zwingend (§ 4 ArbZG) – mit 45 Minuten ist diese Vorgabe im Beispiel gerade erfüllt.
Unser Stundenzettel übernimmt diese Rechnung automatisch: Trage Beginn, Ende und Pause ein, und die Nettozeit sowie die Monats- oder Wochensumme aktualisieren sich selbst. Für eine systematischere Monatsübersicht mit Soll/Ist-Saldo und automatischen Warnungen bei Grenzüberschreitungen lohnt sich zusätzlich unsere Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung.