Abwesenheitsnotiz-Vorlage kostenlos – das Wichtigste in Kürze
Eine Abwesenheitsnotiz (auch Abwesenheitsassistent oder automatische Antwort) ist die E-Mail, die Outlook automatisch an alle Absender verschickt, während du nicht am Arbeitsplatz bist – bei Urlaub, Krankheit, Elternzeit, auf Dienstreise oder in einer Fortbildung. Sie signalisiert höflich, dass die Nachricht nicht sofort gelesen wird, nennt den Zeitraum deiner Abwesenheit und – besonders wichtig – eine Vertretung mit Kontaktdaten für dringende Fälle.
In eine gute Abwesenheitsnotiz gehören vier Angaben: der Zeitraum von/bis, ab wann du wieder erreichbar bist, der Grund der Abwesenheit (knapp – bei Krankheit ohne Details) und die Vertretung samt E-Mail und Telefon. Ergänze bei Bedarf einen Hinweis, ob Nachrichten weitergeleitet werden. Halte den Ton freundlich und professionell und formuliere in der Sie-Form; für internationale Kontakte empfiehlt sich zusätzlich eine englische Version.
So richtest du die Notiz in Outlook ein: Im klassischen Outlook über Datei → Informationen → Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz), im neuen Outlook und in Outlook im Web über Einstellungen → Konten → Automatische Antworten. Dort legst du einen Zeitraum fest und kannst getrennte Texte für interne und externe Absender hinterlegen. Nutzt du ein privates Postfach ohne Exchange-Server, kannst du stattdessen mit einer Regel plus gespeicherter Outlook-Vorlage arbeiten.
Häufig gesuchte Textbausteine haben wir unten als Mustertexte hinterlegt – für Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Dienstreise und als englische Variante. Beispiel Urlaub: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom … bis einschließlich … im Urlaub und kann Ihre E-Mail in dieser Zeit nicht bearbeiten. Ab dem … bin ich wieder für Sie da. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an … .“ Beispiel Dienstreise: „… bin ich auf einer Dienstreise und nur eingeschränkt erreichbar; ich beantworte Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am … .“
Willst du eine wiederverwendbare Outlook-Vorlage anlegen (Suchbegriff „outlook vorlage erstellen“), schreibst du die E-Mail einmal und speicherst sie über Datei → Speichern unter → Outlook-Vorlage (\*.oft). Über Start → Neue Elemente → Weitere Elemente → Formular auswählen → Vorlagen im Dateisystem rufst du sie später mit einem Klick wieder auf. So musst du wiederkehrende Mails – nicht nur die Abwesenheitsnotiz – nie doppelt tippen.