Kassenbericht – das Wichtigste in Kürze
Der Kassenbericht ist der zusammenfassende Rechenschaftsbericht über die Finanzen eines Vereins in einem Geschäftsjahr. Erstellt wird er in der Regel vom Kassenwart (Schatzmeister) und auf der Mitgliederversammlung vorgelegt. Er weist den Anfangsbestand, alle Einnahmen und Ausgaben sowie den daraus errechneten Endbestand aus und bildet die Grundlage für die Kassenprüfung und die Entlastung des Vorstands.
Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch: Das Kassenbuch erfasst laufend jede einzelne Bargeldbewegung mit Belegnummer. Der Kassenbericht ist die verdichtete Jahresübersicht, die aus dem Kassenbuch und den Kontobewegungen entsteht – der Bericht, den der Kassenwart der Versammlung präsentiert. Rechtlich stützt er sich auf die Rechenschaftspflicht des Vorstands (§ 27 Abs. 3 i. V. m. § 666 BGB) und die Pflicht zur geordneten Rechnungslegung (§ 259 BGB): eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben.
Für die meisten Vereine besteht keine gesetzliche Form-Pflicht – Umfang und Ablauf regelt die Satzung. Üblich und empfohlen ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Für gemeinnützige Vereine empfiehlt sich zusätzlich die Gliederung nach den vier Sphären (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), weil das Finanzamt diese Trennung für die Gemeinnützigkeit erwartet. Jede Position gehört mit Beleg dokumentiert.
Der ausgewiesene Endbestand muss mit dem tatsächlichen Bar- und Kontobestand übereinstimmen (Kassensturz). Genau das prüfen die von der Versammlung gewählten Kassenprüfer: Sie gleichen Zahlen, Belege und Bestände ab und empfehlen anschließend die Entlastung des Vorstands. Ein sauberer, nachvollziehbarer Kassenbericht schafft Vertrauen bei den Mitgliedern und sichert den Vorstand rechtlich ab.