Reisekostenabrechnung 2026 – das Wichtigste in Kürze
Eine korrekte Reisekostenabrechnung entscheidet darüber, ob der Arbeitgeber Kosten steuerfrei erstatten kann und du den Rest als Werbungskosten absetzt. Rechtsgrundlage sind § 9 EStG und die Lohnsteuer-Richtlinien. Für 2026 sind die zentralen Pauschalen gegenüber 2025 unverändert.
Für den Verpflegungsmehraufwand im Inland gilt nach § 9 Abs. 4a EStG: 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, je 14 € für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie 14 € für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt (Frühstück 5,60 €, Mittag-/Abendessen je 11,20 €).
Fährst du mit dem eigenen Pkw, sind pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzbar (Motorrad 0,20 €). Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den Weg Wohnung–Arbeit, die 2026 einheitlich 0,38 €/km ab dem ersten Kilometer beträgt und nur die einfache Strecke erfasst.
Übernachtungen im Inland dürfen mit 20 € pauschal pro Nacht steuerfrei erstattet werden; höhere Kosten gelten gegen Beleg. Bewahre sämtliche Belege auf – die GoBD verlangen vollständige, nachvollziehbare Nachweise.