Eigenbeleg – das Wichtigste in Kürze
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg, mit dem du eine betriebliche Ausgabe nachweist, wenn der Originalbeleg (Fremdbeleg) fehlt, verloren gegangen oder nie ausgestellt worden ist. Im Steuerrecht gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“: Buchführungspflichtige Kaufleute müssen nach § 238 HGB Handelsbücher führen und diese nach § 257 HGB aufbewahren; ergänzend verlangen § 145 ff. AO und § 146 AO sowie die GoBD vollständige, geordnete und nachvollziehbare Aufzeichnungen. Fehlt der Beleg, springt der Eigenbeleg ein und macht die Ausgabe glaubhaft.
Damit das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennt, muss er die Ausgabe plausibel dokumentieren. Notwendig sind: Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Art und Grund der Aufwendung, das Datum der Zahlung, der Betrag (bei mehreren Positionen mit Menge bzw. Einzelpreis) sowie der Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt. Hinzu kommen das Ausstellungsdatum und deine eigenhändige Unterschrift. Typische Anlässe sind ein verlorener Beleg, Trinkgeld, ein Automat ohne Bon, Porto, Parkgebühren oder kleine Bar-Auslagen.
Wichtig: Aus einem Eigenbeleg ist kein Vorsteuerabzug möglich. Zum Vorsteuerabzug berechtigt nur eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG (Grundlage: § 15 UStG). Ein Eigenbeleg mindert deinen Gewinn also nur als Betriebsausgabe, holt aber die enthaltene Umsatzsteuer nicht zurück. Deshalb bleibt er die Ausnahme für Einzelfälle und kleinere Beträge – wer regelmäßig Fremdbelege durch Eigenbelege ersetzt, riskiert Rückfragen.
Häufen sich fehlende Belege, kann das Finanzamt Betriebsausgaben kürzen oder die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Bewahre Eigenbelege wie alle Buchungsbelege auf – seit dem 1.1.2025 gilt für Belege eine Frist von 8 Jahren (§ 147 AO). Für Bewirtungskosten genügt ein Eigenbeleg dagegen nicht: Hier braucht es die maschinell erstellte Rechnung des Lokals plus den gesonderten Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern.